농산물과 가공품의 온라인 소개글은 있지만 납품 제안서를 만들려면 막막해지는 경우가 있다. 상품의 매력을 설명하는 글과 거래처가 구매를 판단할 자료는 목적이 다르기 때문이다. 이 칼럼은 생성형 AI로 거래처 요구조건을 읽고 보유 자료와 대조해, 납품 제안서와 견적 초안을 만드는 방법을 다룬다.
좋은 상품 설명만으로 납품 조건이 설명되지는 않는다
소비자에게는 맛과 활용 장면을 설명했다면, 납품 제안에서는 규격과 공급 조건을 구체적으로 연결해야 한다. 어떤 단위로 공급하는지, 요청한 물량을 언제까지 준비할 수 있는지, 필요한 증빙을 갖추었는지 살펴야 한다. 같은 상품이라도 거래처의 요청에 따라 제안서의 중심 내용은 달라진다.
AI에 “전문적인 제안서를 만들어 줘”라고만 요청하면 그럴듯한 문장은 얻어도 실제 공급 능력과 다른 약속이 들어갈 수 있다. AI의 역할은 요구조건을 추출하고 근거 자료를 연결해 문서를 재구성하는 일이다. 가격과 납기, 계약 조건을 사업자 대신 결정하는 일로 맡기지 않는다.
입력자료는 세 묶음으로 준비한다
첫 묶음은 거래처의 요구 자료다. 요청서와 이메일에서 품목, 규격, 수량, 납품 장소, 희망 일정과 제출 서류를 모은다. ‘필수 조건’과 ‘협의할 조건’을 구분하되 원문에 없는 구분은 AI의 해석이라고 표시한다. 담당자 이름과 연락처, 비공개 거래 정보는 입력 범위를 조정한다.
둘째는 상품과 공급의 사실 자료다. 규격, 포장 단위, 원산지, 보관 조건과 인증 자료를 준비한다. 공급량은 기존 주문과 생산 일정을 반영해 담당자가 확인한다. 생산 능력이 곧 이번 거래에 배정할 수량은 아니다.
셋째는 승인된 가격 정책과 거래 조건이다. 단가의 기준 단위, 최소 주문량, 배송비, 견적 유효기간을 정리한다. 세금 포함 여부와 결제 조건이 미정이면 ‘확인 필요’로 남긴다. 다른 거래처의 가격과 조건이 옮겨가지 않도록 자료를 분리한다.
현장 실행 방법: 추출, 대조, 작성의 순서를 지킨다
첫 번째 요청(프롬프트)은 요구조건 추출이다.
“거래처 요청서에서 품목, 규격, 주문 단위, 수량, 일정, 제출 서류와 거래 조건을 원문 기준으로 추출해 줘. 파일명과 페이지 또는 문구 위치를 표시해 줘. 적혀 있지 않은 내용은 ‘자료 없음’으로 남기고 일반적인 납품 조건으로 채우지 마.”
두 번째 요청(프롬프트)은 보유 자료와의 대조다.
“추출한 요구조건을 상품 자료와 승인된 공급·가격 조건에 연결해 줘. 근거가 있는 항목, 요청과 다른 항목, 확인할 항목으로 구분해 줘. 관련 파일과 위치를 적고, 인증·실적·공급량을 새로 만들지 마. 충족 여부가 불명확하면 담당자에게 물을 질문을 작성해 줘.”
이 단계에서 규격의 단위를 먼저 확인한다. 개당 가격과 상자당 가격, 포장 수량과 납품 수량을 섞으면 문서가 자연스러워도 견적은 틀릴 수 있다. 서로 다른 단위를 환산해야 한다면 환산 근거를 남기고 담당자가 확인한다.
세 번째 요청(프롬프트)은 문서 초안 작성이다.
“확인된 항목만 사용해 거래처용 납품 제안서와 견적 초안을 작성해 줘. 제안서는 요청 이해, 제안 상품, 공급 조건, 증빙 자료 순서로 구성해 줘. 견적에는 규격, 기준 단위, 수량, 승인된 단가와 비용 조건을 연결해 줘. 미확정 내용은 확약 문장으로 쓰지 말고 ‘협의 필요’로 표시해 줘.”
확인된 입력값이 있다면 금액 계산은 스프레드시트 수식 등으로 검산한다. AI가 만든 합계와 설명을 그대로 믿지 않는다. 입력값이 부족하면 계산을 멈추고 빠진 항목을 질문하게 한다. 제안서와 견적에서 상품 규격, 수량과 납기가 서로 같은지도 다시 대조한다.
현장 결과물 1개: 납품 제안·견적 검토 메모
다음은 설명용 가상 예시다.
• 요구조건: 거래처가 요청한 상품 규격과 공급 일정, 제출 자료를 원문 위치와 함께 적는다. 요청서에 없는 최소 주문량은 임의로 추가하지 않는다.
• 제안 내용: 요구 규격에 연결되는 상품 자료와 포장 단위를 제시한다. 대응하기 어려운 조건은 차이와 협의 질문으로 남긴다.
• 견적 근거: 승인된 단가의 단위, 수량과 비용 조건을 기록한다. 세금과 배송비의 처리 방식이 미정이면 합계를 확정하지 않는다.
• 미확정 사항: 실제 배정 가능한 공급량, 납기와 증빙 자료의 유효성을 담당자가 확인한다. ‘협의 필요’를 ‘공급 가능’으로 바꾸지 않는다.
• 검토와 승인: 제안서와 견적의 일치 여부, 수정 내용과 책임자 승인 기록을 남긴다. 검토 메모를 승인 전 외부 발송용 문서와 구분한다.
활용 요청문(프롬프트):
“위 다섯 항목을 표 없이 검토 메모로 작성해 줘. 확인된 사실과 미확정 조건을 분리하고 근거 위치를 남겨 줘. 외부 제안 문서에는 내부 가격 정책과 다른 거래처 정보를 넣지 마.”
사람이 최종 확인할 항목
규격, 단위, 공급량과 납기, 인증의 적용 범위, 가격·세금·배송비와 결제 조건을 확인한다. 공공급식이나 입찰 관련 문서는 해당 거래의 현재 공고와 제출 양식을 따로 대조한다. AI가 작성한 제안서만으로 참여 자격이나 계약 요건을 충족했다고 판단하지 않는다. 거래처 요청서와 상품 자료를 대조해 보자. 제안할 수 있는 조건과 확인할 질문을 찾는 것이 출발점이다.
자주 묻는 말(FAQ)
Q1. 기존 상품 소개글을 AI로 고치면 납품 제안서가 되는가?
소개글은 상품의 특징을 설명하는 참고 자료가 될 수 있지만 납품 조건의 근거를 대신하지 않는다. 거래처 요청서와 실제 규격, 공급 일정과 증빙을 함께 제공해야 한다. AI에는 소개글을 그대로 늘리지 말고 요구조건에 대응하는 사실만 연결하게 한다. 자료가 없는 항목은 담당자에게 물을 질문으로 남긴다. 고객 후기나 홍보 문구를 납품 실적이나 인증 근거로 바꾸지 않는 것도 중요하다.
Q2. AI가 적정 납품 가격을 정해 주게 해도 되는가?
AI에는 승인된 가격 정책을 정리하거나 확인된 입력값으로 계산 초안을 만들게 할 수 있다. 그러나 원가와 공급 조건, 거래 전략을 확인하지 않은 제안 가격을 바로 확정하지 않는다. 특히 개당·상자당 단가, 세금과 배송비 포함 여부를 구분한다. 계산값은 수식으로 검산하고 최종 가격과 할인, 결제 조건은 책임자가 결정한다. 다른 거래처의 가격을 그대로 적용하지 않는다.
Q3. AI가 만든 제안서와 견적을 바로 이메일로 보내도 되는가?
작성과 발송을 나누어 운영한다. 제안서와 견적의 상품 규격, 수량, 가격과 납기가 일치하는지 확인하고, 미확정 내용이 확약처럼 표현되지 않았는지 살핀다. 내부 검토 메모와 다른 거래처 정보가 첨부되지 않았는지도 확인한다. 담당자가 승인한 버전과 발송 기록을 남긴다. 작성 도구와 메일 시스템이 연결돼 있더라도 승인 전에 자동 발송되도록 설정하지 않는다.
칼럼리스트 소개
윤성임 기술창업학박사는 생성형AI 교육 전문가이자 AX·DX 컨설턴트다. 건양사이버대학교 겸임교수를 역임했으며, KT·KTDS에서 16년간 ICT 시스템 개발·운영과 사용자 교육 경험을 쌓았다.
공공기관, 기업, 대학, 상공회의소, 농협 및 농업기술센터 등을 대상으로 생성형AI 활용, AI 리터러시, 업무혁신, 문서·콘텐츠 자동화, AI 에이전트 활용 교육과 컨설팅을 진행하고 있다. 특히 농축임수산업 종사자와 소상공인 등 비전공자가 AI를 쉽게 이해하고 생산·가공·체험·판매 업무에 적용할 수 있도록 현장 사례와 실습 중심의 교육 콘텐츠를 개발하고 있다.
[오픈채팅방 안내] AI 활용 경험과 현장 실습 이야기를 나누는 오픈채팅방: https://open.kakao.com/o/gD2fOCOi
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