주간 판매 보고서, 체험 예약 안내, 상품 소개문을 만들 때마다 긴 프롬프트를 다시 쓰는 농가가 많다. 결과가 달라지는 이유는 입력 자료와 작업 순서, 검토 기준이 고정되지 않았기 때문이다.
ChatGPT 프로젝트(Projects)는 관련 대화·파일·지침을 모으는 작업 공간이다. 스킬(Skills)은 반복 업무의 지침·참고 자료·예시를 저장한다. 여기에 현재 요청과 사람의 승인을 연결하면 개인의 요령이 재사용 가능한 업무 흐름이 된다.
이번 칼럼에서는 6차산업 현장의 반복 업무를 ‘프로젝트 → 스킬 → 현재 요청 → 사람의 검토’로 표준화하는 방법을 살펴본다.
자동화보다 먼저 업무를 한 문장으로 정의한다
“홍보를 자동화하자”는 범위가 넓다. “지난주 익명 판매 자료를 상품별로 집계해 주간 보고서 초안을 만든다”처럼 시작 조건, 입력, 결과물을 정해야 한다.
처음에는 반복 빈도가 높고 위험이 낮은 보고서 초안, FAQ 정리, 체험 준비물 안내를 고른다. 가격 확정, 환불 승인, 재고 차감, 고객 메시지처럼 책임이 따르는 업무에는 사람의 승인을 남긴다.
프로젝트·스킬·현재 요청의 역할을 나눈다
프로젝트에는 농장 소개, 상품 기준표, 브랜드 문체, 안내 양식, 개인정보 처리 원칙을 넣는다. 작성일과 담당자를 표시하고 오래된 가격표는 제거한다.
스킬에는 처리 방법을 저장한다. OpenAI 공식 안내에서는 원하는 작업 방식의 지침, 참고 자료, 예시를 보관해 재사용하는 기능으로 설명한다. 현재 요청에는 이번 주 판매 파일, 행사 날짜처럼 매번 바뀌는 값을 넣는다.
• 프로젝트: 변하지 않는 배경과 승인된 기준
• 스킬: 순서·계산법·출력 형식·금지사항
• 현재 요청: 이번 실행의 자료·기간·담당자
• 사람: 예외 판단·최종 승인·외부 발송
역할이 섞이면 오래된 자료나 지난주 날짜를 사용하는 오류가 생긴다.
좋은 스킬은 다섯 가지를 포함한다
첫째, 목적과 사용 시점을 적는다. 둘째, 반드시 받아야 할 입력 자료와 누락 시 행동을 정한다. 셋째, 분류·계산·작성 순서를 단계별로 고정한다. 넷째, 표와 문서의 열 이름, 문체, 길이 등 출력 형식을 지정한다. 다섯째, AI가 멈추고 사람에게 물어야 할 조건과 최종 검수표를 둔다.
한 번 잘한 작업을 스킬로 저장한다
먼저 실제 자료 한 건으로 원하는 결과를 만든다. 수정 과정을 거쳐 기준이 안정되면 “이 작업의 목적, 필수 입력, 단계, 출력 형식, 금지사항, 중단 조건, 최종 검수표를 재사용 가능한 스킬로 정리하라”고 요청한다.
완성된 스킬은 정상 자료와 필수 열 누락, 취소 주문 포함, 기간 오류 자료로 시험한다. AI가 임의로 채우지 않고 오류를 표시하는지 확인한다. 처리 시간, 수정 횟수, 누락 건수도 기록한다.
자동 실행은 표준화 다음 단계다
스킬을 만들었다고 외부 시스템에서 자동으로 발송·등록되는 것은 아니다. 스킬은 ‘어떻게 할지’를 재사용하는 방법이고, 플러그인(Plugins)은 허용된 앱과 데이터를 연결해 실제 동작 범위를 넓힌다.
예약 실행이 제공되는 환경에서는 예약 작업(Scheduled Tasks)으로 나중에 또는 반복 일정에 실행할 수 있다. 제공 여부와 가능한 동작은 요금제·플랫폼·작업 공간 설정에 따라 달라질 수 있다.
처음에는 ‘자동 생성 → 사람 검토 → 사람 발송’으로 운영한다. 금액 변경, 고객 연락, 예약 확정, 게시물 공개에는 승인 지점을 둔다. 실패 알림, 실행 기록, 이전 버전과 담당자도 정한다.
현장 결과물: 6차산업 AI 스킬 설계서
• 스킬명과 목적: 어떤 업무를 언제 실행하는가?
• 필수 입력: 어떤 파일·기간·기준이 필요한가?
• 실행 단계: 어떤 순서로 분류·계산·작성하는가?
• 출력 형식: 표·문서의 구조와 완료 기준은 무엇인가?
• 금지·중단 조건: 만들지 말아야 할 정보와 확인할 예외는 무엇인가?
• 사람의 승인: 누가 무엇을 확인하고 외부 행동을 허용하는가?
• 운영 기록: 실행일, 사용 자료, 수정 내용, 오류, 최종 승인자를 남겼는가?
이번 주 반복 업무 하나를 골라 먼저 수작업 절차를 적어 보자. 프로젝트에는 기준을, 스킬에는 방법을, 현재 요청에는 이번 자료를 넣고, 마지막 판단은 사람이 맡는다. 자동화의 출발점은 버튼이 아니라 누구나 같은 순서로 일할 수 있는 표준이다.
자주 묻는 말(FAQ)
Q1. 긴 프롬프트를 저장해 두는 것과 스킬은 무엇이 다른가?
프롬프트는 한 번의 요청 문장에 가깝다. 스킬은 반복 업무의 지침, 참고 자료, 예시, 출력 형식과 검수 기준을 함께 보관해 새 자료에도 같은 방법을 적용하도록 만든다. 단순 업무는 프롬프트 양식으로 시작하고 반복성과 예외가 많아지면 스킬로 발전시키면 된다.
Q2. 스킬을 만들면 고객 메시지와 게시물이 자동 발송되나?
아니다. 스킬은 작업 방법을 재사용하는 기능이다. 외부 발송이나 등록에는 해당 앱을 연결하는 플러그인, 계정 권한, 예약 실행 기능과 승인 절차가 별도로 필요하다. 처음에는 초안까지만 자동 생성하고 사람이 확인한 뒤 발송하는 방식이 안전하다.
Q3. 농가가 가장 먼저 만들기 좋은 스킬은 무엇인가?
주간 작업 일지 요약, 판매·문의 보고서, 체험 준비물 안내처럼 입력과 결과가 분명하고 잘못돼도 발송 전에 수정할 수 있는 업무가 좋다. 가격 결정, 환불 승인, 개인별 마케팅 발송처럼 영향이 큰 업무는 충분한 시험과 사람의 승인 체계를 먼저 마련해야 한다.
칼럼리스트 소개
윤성임 | 소셜앤비즈·한국AI융합비즈연구원 대표
윤성임 기술창업학박사는 건양사이버대학교 겸임교수, 국립목포대학교 등에 출강하고 있으며, KT·KTDS에서 16년간 ICT 시스템 개발·운영과 사용자 교육 현장을 경험했다. 현재 공공기관, 기업, 대학, 상공회의소, 각 지역 농협 및 농업기술센터 등을 대상으로 생성형AI 활용, AI 리터러시, AX·DX 전환 전략, AI 기반 업무혁신, 문서·콘텐츠 자동화, AI 에이전트 활용 교육과 컨설팅을 진행하고 있다. 특히 농축임수산업 종사자와 소상공인 등 비전공자 현장 실무자가 복잡한 AI 기술을 쉽게 이해하고 실제 업무에 적용할 수 있도록 돕는 실무·실습 중심 AI 교육을 확대하고 있다.
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